Trik cepat cetak label undangan di ms word menggunakan table dan mail merge

Berikut adalah langkah-langkah membuat format label undangan di microsoft word kemudian mengisinya menggunakan fitur mail merge sehingga siap untuk dicetak atau di print.

Langkah 1 : Pastikan Microsoft Word anda Menggunakan Ukuran Centimeter /Cm
Yang pertama pastikan dulu microsoft word anda menggunakan ukuran centimeter, beberapa microsoft word yang baru diinstal secara bawaan unit atau ukuran yang digunakan adalah inchi, jika microsoft word anda masih menggunakan ukuran inchi, maka silahkan ubah dulu dari inchi menjadi centimeter.

Langkah 2 :Buat Format Label Undangan
Setelah ukuran yang digunakan menggunakan cm, maka selanjutnya kita buat dulu format label undangan agar siap diisi dan dicetak ke kertas label undangan.

Microsoft word memiliki fitur khusus untuk pembuatan label undangan, sehingga berapapun ukuran kode label yang digunakan baik itu kode 103, kode label 102 dan kode label undangan lainnya, bisa dibuat dengan mudah.

Langkah-langkah untuk membuat format label undangan adalah sebagai berikut:

a. Ukur kertas label
Satu lembar kertas label didalamnya terdapat beberapa label yang memiliki tinggi dan panjang sama.

Silahak ukur kerta label yang anda gunakan menggunakan mistar, lalu catat, yang harus anda ukur diantaranya adalah:

• Panjang kertas label =?
• Tinggi kertas label =?
• Tinggi kotak label ?
• Panjang kotak label ?
• Margin atau batas atas, kanan, kiri dan bawah kertas label?
• Jarak antar setiap label dalam kertas label
Misal untuk kode label 103, memiliki ukuran:

• Panjang kertas = 20,4 cm
• Tinggi kertas = 16,5 cm
• Panjang setiap label = 6,4 cm
• Tinggi setiap label = 3,2 cm
• Jumlah label kesamping = 3 label
• Jumlah label ke bawah = 4 label
• Margin samping kiri dan kanan = 0,2 cm
• Margin atas = 0,9 cm
b. Buat Format Label.
Setelah ukuran kertas label anda catat, maka langkah selanjutnya adalah membuat format label undangan.

Langkah-langkah membuat format label undangan di microsoft word adalah sebagai berikut:

– Pilih menu Mailing > Labels, kemudian tekan tombol Options…


– Kemudian tekan tombol New Labels…

– Atur ukuran label sebagai berikut:


• Label Name, nama label kita isi misal Label kode 103
• Page width (Panjang kertas label), misal kita masukan 20,4 cm, atau sesuaikan dengan label anda.
• Page Height (Tinggi kertas label), misal kita masukan 16,5 cm atau sesuaikan dengan ukuran label anda
• Label Width (Lebar label), isi sesuai dengan ukuran lebar setiap label, misal 6,4 cm
• Label height (Tinggi label), isi sesuai dengan tinggi label, misal 3,2 cm
• Top margin (batas margin atas label), isi sesuai ukuran misal 0,9.
• Side margin (batas margin kiri dan margin kanan kertas label), isi sesuai ukuran misal 0,2 cm
• Vertical pitch (tinggi label + ukuran area kosong di bawah lebel), lihat pada gambar di atas. misal kita isi 3,8 cm.
• Horizontal pitch (lebar label + ukuran area kosong di samping kanan label), lihat pada gambar di atas, misal 6,8 cm.
Jika semuanya sudah di atur tekan OK dan OK.
Kemudian pada dialog Enploves dan Label, tekan tombol New Document

Maka akan muncul tampilan Layout format dokumen label yang siap kita isi seperti terlihat pada gambar di bawah ini:

Langkah 3 : Isi Label Undangan Menggunakan Mailing Merge
Setelah format untuk cetak label undangan selesai dibuat selanjutnya adalah mengisi format label undangan tersebut.

Sebenarnya kita bisa mengisinya secara manual satu persatu, namun anda akan dibuat sibuk dan lama, salah satu cara terbaik adalah menggunakan fitur mailings merge.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Buka aplikasi micrsooft excel di komputer anda. lalu pada sheet 1, isi dengan data tamu undangan nama beserta alamatnya seperti terlihat pada gambar di bawah ini:

Simpan pada komputer anda dengan nama apapun misal dengan nama daftar_tamu_undangan.xlsx

2. Kembali ke format label undangan di halaman microsoft word anda
Pada microsoft word pilih menu Mailings > Start Mail merge > Labels…

3. Kemudian Pilih menu Select Receipents > Use existing list

Kemudian pilih file excel daftar nama tamu undangan dengan yang sudah anda buat sebelumnya, lalu pilih sheet1$.

Akan muncul seperti tampilan di bawah ini:

Selanjutnya kita harus melengkapi label di atas agar berisi nama dan alamat setiap tamu undangan.

Caranya:
Arahkan kursor pada kotak kosong di pojok paling kiri atas.

Kemudian pilih menu Mailings > Insert Merge Field > Nama

Maka akan muncul text <> Kemudian tekan enter agar kursur berada di bawah tulisan tersebut, kemudian ketikan Di…

Lalu pilih menu Mailings > Insert Merge Fields > Alamat, sehingga muncul tulisan
<>

Dengan cara yang sama, masukan juga untuk setiap kotak lainnya sehingga hasilnya terlihat seperti gambar di bawah ini:

Atur Tulisan Agar berada di tengah tengah.
Agar tulisan berada di tengah tengah setiap kotak maka silahkan seleksi setiap tulisan menggunakan mouse, lalu pilih menu Layout > Alignment

Sehingga terlihat seperti gambar di bawah ini:

Sampai disana berarti Label siap untuk dicetak.

Cetak Label Undangan
Untuk mencetak label undangan, ada dua cara…

Cara 1: langsung cetak..
Pilih menu Mailings > Finish & Merge > Print Document….

Cara 2 : Review dulu tampilannya lalu cetak
Pilih menu Mailing > Finish & Merge > Edit Individual Document….

Maka akan keluar lembar-lembar label undangan yang sudah berisi nama dan alamat lengkap yang siap untuk diprint.

Author: Admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *